Grupa Uniwar kładzie duży nacisk na organizację przedsiębiorstwa oraz jego działalności w sposób zapewniający zgodność z prawem i normami pozaprawnymi. Zależy nam, aby sprawnie i szybko wykrywać nieprawidłowości w funkcjonowaniu reprezentowanych przez nas podmiotów, a przede wszystkim, aby tym nieprawidłowościom zapobiegać i dlatego Grupa Uniwar przyjęła procedurę wewnętrznego przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami oraz standardy ochrony osób zgłaszających informacje (sygnalistów) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą.

Procedura stanowi urzeczywistnienie przepisów prawa, przyjętych standardów rynkowych oraz zasad postepowania, a w szczególności:

-Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii

-Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.

I. Osoby w ramach struktury organizacyjnej upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych:

II. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych:

1. Zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa może być dokonane na poniższe adresy do kontaktu:

1. listownie na adres: Uniwar spółka z ograniczoną odpowiedzialnością 44-335 Jastrzębie-Zdrój ul. Północna 20A w zamkniętej kopercie z dopiskiem w widocznym miejscu „zgłoszenie wewnętrzne”,
2. za pomocą adresu e-mail: zgloszenia@uniwar.pl.
3. osobiście tj. ustnie, na wniosek sygnalisty, po wcześniejszym umówieniu się telefonicznym z osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń,

1. Koperty z dokonanym w widocznym miejscu dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne – nie otwierać” należy przekazać bez uprzedniego otwierania do osoby/jednostki organizacyjnej uprawnionych do przyjmowania zgłoszeń. W rejestrze przesyłek wpływających i wychodzących nie należy zamieszczać danych nadawcy.
2. Pracodawca na podstawie pisemnego upoważnienia wyznacza bezstronne osoby do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikacje z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. Pracodawca podaje do ogólnej informacji pracowników w sposób przyjęty do ogłoszenia niniejszego regulaminu dane upoważnionych przez siebie osób i informuje w taki sam sposób o odwołaniu upoważnienia lub udzieleniu upoważnienia nowej osobie.
3. Spotkanie osobiste z osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń odbywa się w terminie do 7 dni od przekazania informacji o zamiarze skorzystania z tego kanału zgłoszenia.
4. Osoby, które wykonując czynności służbowe lub w innych okolicznościach zapoznały się ze zgłoszeniem są zobowiązane do zachowania poufności, nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz niezwłocznego przekazania zgłoszenia w zamkniętej kopercie do Zespołu bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

Formularz zgłoszenia do wykorzystania (link)

III. Bezstronne osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Osoby wskazane w ust. I.

IV. Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

Zgłoszenie anonimowe pozostawia się bez rozpatrzenia.

V. Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia jego zgłoszenia.

Bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 7 dni od wpłynięcia zgłoszenia, osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń mają obowiązek poinformowania sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

VI. Obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez osoby wskazane w ust. III.

Po zarejestrowaniu zgłoszenia osoby upoważnione z zachowaniem należytej staranności podejmują działania następcze celem oceny prawdziwości informacji zawartych w informacji o naruszeniu prawa oraz przeciwdziałaniu naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia działając zgodnie z ustanowiona procedurą wewnętrzną.

Obowiązkiem upoważnionych osób jest dążenie do wyjaśnienia sprawy objętej zgłoszeniem i przeprowadzenie w miarę potrzeby postępowania dowodowego m.in. poprzez uzyskanie dostępu do dokumentów i danych, uzyskiwanie ustnych lub pisemnych wyjaśnień od pracowników lub podmiotów współpracujących, a następnie sporządzenie protokołu, który będzie zawierał ustalony stan faktyczny, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne. Do protokołu załącza się propozycje dalszych działań. W zależności od dokonanych ustaleń, działania obejmują czynności przeciwko osobom winnym naruszeń, działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające system kontroli. Pracodawca określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację. Osoby upoważnione monitorują realizację tych działań oraz udzielają pomocy osobom za nie odpowiedzialnym.

VII. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej wynosi 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. Informacja o podjętych działaniach następczych jest odnotowywana w rejestrze zgłoszeń.

VIII. Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych.

Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego oraz w stosownych przypadkach do instytucji organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

IX. Pouczenie

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa-pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.

„Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”